Dare ad un documento data certa vuol dire attribuire allo stesso prova della sua formazione in un determinato arco temporale o, comunque, prova della sua esistenza anteriore ad uno specifico evento o una specifica data.
Sotto il profilo civilistico, in materia di prove documentali si esprimono gli articoli 2703 e 2704, cod. civ. dalla lettura dei quali si desumono gli strumenti tipicamente utilizzabili per l’attribuzione di data certa ai documenti. Ci riferiamo:
- alla redazione di atto pubblico,
- alla autenticazione di un notaio o altro pubblico ufficiale,
- alla registrazione dell’atto presso un ufficio pubblico,
- ad ogni altro fatto che stabilisca in modo ugualmente certo l’anteriorità della formazione del documento (articolo 2704, cod. civ., comma 3).
In questa ultima prospettiva sono considerati validi:
- l’utilizzazione del servizio data certa presso i servizi postali con apposizione di apposito timbro direttamente sul documento,
- l’apposizione della cosiddetta marca temporale sui documenti informatici: il sistema basa la propria modalità di certificazione della marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge, che permette di attribuire ad un oggetto digitale o documento informatico una data ed un orario in modo certo ed opponibile a terzi. La marca temporale può essere anche associata alla firma digitale.
- il servizio di posta elettronica certificata, che fornisce al mittente la prova legale dell’invio e della consegna del documento informatico, e quindi anche della data. La trasmissione tramite un servizio di posta elettronica certificata (pec), che sia conforme al D.P.R. 68/2005, equivale infatti, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta ed ha valore legale. Ai sensi del 3 comma dell’articolo 48, D.Lgs. 82/2005, anche la data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al D.P.R. 68/2005, e alle relative regole tecniche.
| Con riferimento alla raccomandata R/R il codice civile non si esprime, tuttavia la giurisprudenza esclude il valore di data certa al plico inviato per raccomandata R/R con busta. |
Con riferimento alla modalità descritta nel precedente punto 1 occorre segnalare che a far data dallo scorso 1° aprile 2016 le Poste Italiane Spa non effettuano più il servizio di “data certa” e, pertanto, occorrerà all’occorrenza fare ricorso ad altra metodologia alternativa tra quelle in precedenza descritte.